Automatiza con workflows
Configura mensajes y asignaciones al abrir una conversación, y controla cuándo se ejecutan.
Un workflow ejecuta una regla definida; un agente interpreta lo que escribe el cliente. Usa workflows para acciones repetibles, como un aviso fuera de horario o asignar la atención a una persona.
Crea una regla de conversación
- Abre Workflows y entra al editor de uno nuevo.
- Ponle un nombre que explique su propósito, por ejemplo «Aviso fuera de horario».
- En Cuándo, elige Al abrir una conversación o Al abrir, fuera del horario.
- Si usas horario, revisa los días laborables, las horas y la zona horaria.
- Selecciona al menos un canal.
- En Acción, elige Enviar mensaje o Asignar a una persona y completa el texto o el responsable.
- Selecciona Guardar borrador si aún no debe ejecutarse. Usa Guardar y activar cuando esté listo.
El disparador es la apertura de una conversación, no cada mensaje que llega. No diseñes esta regla como si fuera una respuesta a todas las preguntas del cliente.
Ejemplo de aviso fuera de horario
Un mensaje útil dice cuándo vuelve el equipo y qué información puede dejar el cliente. Por ejemplo: «En este momento el equipo no está disponible. Déjanos tu consulta y te responderemos en nuestro próximo horario de atención».
Antes de activarlo, comprueba que el horario configurado coincide con el del negocio. Evita prometer un tiempo de respuesta que el equipo no puede cumplir.
Comprueba el resultado
Prueba con una cuenta que controles y una conversación que cumpla el disparador. Revisa en Conversaciones si apareció el mensaje o cambió la asignación. Si no ocurre, confirma el estado del workflow, el canal y la condición de horario antes de repetir la prueba.
Edita, pausa o reactiva
Un workflow Borrador no está activo. Uno Pausado conserva su configuración para poder reactivarlo.
En un workflow activo, guardar cambios afecta las siguientes ejecuciones. Para detener nuevas ejecuciones, abre Acciones del workflow y selecciona Pausar workflow. Cuando corresponda, usa Guardar y reactivar.
Pausar no cancela mensajes que ya estén encolados. Eliminar un workflow es permanente; si solo quieres detenerlo temporalmente, páusalo.
Programaciones y recordatorios
El asistente de Ricky también permite crear y consultar workflows programados, revisar sus ejecuciones y sus errores. Explica la fuente de información, la hora, la zona horaria, los destinatarios y el mensaje antes de aprobar una propuesta.
No confundas una programación guardada con un envío entregado. Revisa el resultado y los estados de los mensajes; las restricciones del canal siguen aplicando.